Le rôle de l'informatique dans E

La découverte électronique (pour découverte électronique) est l'aspect électronique de l'identification, de la collecte et de la production d'informations stockées électroniquement (ESI) en réponse à une demande de production dans le cadre d'un procès ou d'une enquête, selon les définitions juridiques. "ESI comprend, sans s'y limiter, les e-mails, les documents, les présentations, les bases de données, les messages vocaux, les fichiers audio et vidéo, les réseaux sociaux et les sites Web", selon Complete Discovery Source.

Les débuts de la découverte électronique remontent à 2005, lorsqu'une décision de la Cour suprême des États-Unis a modifié les règles fédérales de procédure civile pour inclure les enregistrements électroniques tels que les courriers électroniques et les messages instantanés parmi les enregistrements pouvant être archivés et produits comme preuves pertinentes.

Pour les professionnels du droit, c’était un changement bienvenu. Cependant, cela a pu présenter des défis juridiques pour les professionnels de l'informatique.

Cette mesure a été bien accueillie par les avocats car de nombreuses communications pertinentes ont été effectuées par courrier électronique et par d'autres moyens électroniques. En outre, la possibilité de capturer et de rechercher électroniquement des documents par mots-clés était une aubaine pour la profession juridique. Pendant des décennies auparavant, les cabinets d’avocats devaient verser des sommes importantes aux « codeurs » qui recherchaient physiquement dans des documents papier des mots-clés pertinents pour une affaire et les codaient manuellement sur des cartes-clés ou d’autres formats qui devaient finalement être introduits dans un ordinateur pour faciliter les recherches. .

Aujourd'hui, la loi permet aux entreprises de stocker et de récupérer par voie électronique les documents pertinents liés aux poursuites et aux enquêtes, mais les entreprises doivent également compter sur leurs services informatiques pour les aider dans la gestion électronique des documents.

Par conséquent, la croissance de la découverte électronique affecte les pratiques et politiques informatiques, telles que la durée pendant laquelle votre organisation doit conserver les données rarement ou jamais utilisées. Par exemple, une tendance courante dans la découverte électronique est de tout sauvegarder pour toujours.

Voici un exemple de ce que peut impliquer la découverte électronique :

Sally, des achats, envoie un e-mail à Jake, des ventes, l'invitant à déjeuner. Archiveriez-vous normalement un tel e-mail dans « stockage permanent » ? Probablement pas. Sauf que Sally et Jake ont ensuite été accusés d'avoir conspiré pour attribuer une commande importante à une startup de fournisseur de widgets dans laquelle Jake avait investi. Les widgets se sont révélés défectueux et l'entreprise a perdu plusieurs clients clés. L'entreprise souhaite maintenant enquêter sur les raisons pour lesquelles elle a commandé auprès de cette société.

Dans ce cas, l'équipe informatique pourrait être chargée d'examiner chaque e-mail provenant de l'achat, et elle pourrait avoir du mal à défendre une politique d'archivage qui ne conservait que les e-mails datant de deux ans ou moins, ou qui ne portaient que des titres pertinents. Par exemple, une invitation à déjeuner pourrait ne pas être considérée comme pertinente.

Craignant d'être pris dans ce dilemme, le service informatique revoit ses politiques de conservation des données et décide d'augmenter la quantité de données qu'il stocke (tout en augmentant ses coûts de stockage).

Mais le service informatique doit également assumer d’autres responsabilités pour prendre en charge la découverte électronique.

La gouvernance des données de découverte électronique doit être strictement maintenue, seules certaines personnes au sein de l'entreprise (par exemple, le service de conformité, le personnel juridique, la direction générale, etc.) ayant accès aux données et aux réseaux de découverte électronique.

Les données doivent être sécurisées et protégées.

Les données doivent également être organisées dans une base de données qui les rend consultables par d'autres, de sorte que les mots clés pointent vers des documents juridiques, ce qui facilite leur découverte et leur récupération.

Le traitement doit être capable de traiter de vastes quantités de données structurées et non structurées, en passant au crible ce qui est pertinent pour quelle personne travaillant sur une enquête ou un procès spécifique.

Les données et les conclusions doivent être soigneusement résumées dans des rapports, des analyses et des présentations lisibles, faciles à parcourir pour les avocats et autres personnes, et qui sont également prêts à être présentés au tribunal.

Il s’agit d’un défi de taille pour l’informatique, et c’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux services informatiques choisissent d’externaliser une grande partie de leur découverte électronique vers un service juridique externe basé sur le cloud.

Si la décision est de rechercher un fournisseur de services cloud externe pour administrer la majorité des données et des processus de découverte électronique, plusieurs mises en garde doivent être prises en compte.